Kantoorefficiency

Ik werk nu 39 jaar, altijd in kantoorfuncties. Al vroeg kreeg ik met automatisering te maken. Het bedrijf waar ik in 1976 mijn carrière startte –Bald BV- was destijds al grotendeels administratief geautomatiseerd. Alle van belang zijnde administratieve rompslomp werd geproduceerd door een mainframecomputer van ICL. Dat waren dan orders, orderbevestigingen, werkbonnen, facturen, vrachtbrieven, lijsten etc. Men kende nog geen terminals of PC’s, dus als een order binnen kwam, moest deze eerst gecodeerd worden.

Dat wilde zeggen dat alle aspecten van de order moesten worden omgezet in een numeriek veld. Op zich niet zo’n ramp, maar het product wat Bald produceerde –aanrechtbladen- was heel divers en voor elke uitsparing, kleur, afmeting of randafwerking had men andere codes. Niet ideaal om te automatiseren destijds.

De codes bepaalden de uiteindelijke prijs. De werkvoorbereiders op kantoor hadden een dik boek waar ze alles in op konden zoeken. De coderingen werden opgeschreven in een typeconcept. Dit alles was handwerk en diegene die de meeste codes uit zijn hoofd kende, was de beste medewerker. Onder aan het typeconcept werden alle codes bij elkaar opgeteld en daarmee was er een controlegetal toegevoegd – een hashtotaal. Dat alles werd nog eens gecontroleerd door een tweede persoon, waarna het stapeltje typeconcepten naar de geheimzinnige airconditioned ruimte werd gebracht, alwaar het door datatypistes in de computer werd gebracht. En oh wee als er iets niet klopte. Alles werd omgezet in papier dat de computer uitspoog via een rammelende matrixprinter met kettingformulieren. De output verdween in het administratief proces en uiteindelijk in de ordermap. Communiceren deden we met getypte brieven, met carbonpapier er tussen, de telefoon –aan een draad- en met telex, een soort typemachine dat via een telefoonverbinding de output aan de andere kant van de lijn produceerde. Daarvoor moest je eerst ponsbandjes maken van je bericht, zodat de telefoonlijn efficiënt gebruikt werd. De verbindingskosten waren immers duur. Kortom een ingewikkeld en kostbaar kantoorproces. Al werkte je hard, het tempo was niet hoog.
Daarna ging ik werken bij de Amro bank op de verzekeringsafdeling, waar de computer niet in de eigen vestiging stond, maar centraal in Zwolle. Ook hier werden verzekeringen in de administratie gebracht via typeconcepten. Verder was er in de hele bank, afgezien van een valutamachine en een aantal telmachines met een papieren rol niets te vinden van enige automatisering. Typemachines waren er in overvloed en de kopieermachine kon inmiddels printen op gewoon papier in plaats van op stinkend chemisch spul dat na een half jaar volledig vervaagd was. Hier verschenen in de jaren 80 terminals op de balie, waarmee je klanten en banksaldi kon opvragen. Tot aan mijn vertrek in oktober 1986 veranderde er wezenlijk niets. Ook bij deze werkgever was kantoorefficiëntie nog ver te zoeken.

Bij de Rabobank, waar ik daarna als hoofd verzekeringen ging werken was men veel verder. Daar had men al terminals op elke balie en ook de verzekeringsadministratie werd via terminals onderhouden. Ook kwam de PC op en daar heb ik dankbaar gebruik van gemaakt om door zelf te programmeren mijn administratieve en commerciële processen te optimaliseren. Ook kwam de telefax, of fax genoemd, op. Een nieuwe vorm van kopiëren op afstand via de telefoonlijn: de vervanger van de telex. De geautomatiseerde processen produceerden nog steeds veel papier en de telefoon was nog steeds het snelste communicatiemiddel. Ook een eerste vorm van netwerk met klanten werd geïntroduceerd. Met Videotext werd telebankieren geïntroduceerd, waarmee je met een DOS-PC bedragen kon overmaken en je saldo kon raadplegen.

Binnen de verenigingen, waar ik actief in was, werden bestuursvergaderingen genotuleerd in steno of op papier door de secretaris. Dit werd uitgewerkt op een stencilformulier. Daarna werd het verslag gestencild, een drukproces dat erg populair was voor het vermenigvuldigen van verslagen en boekjes. Nadat het gestencild was moest het worden voorzien van een envelop en gedistribueerd; dat wil zeggen rondgebracht. Als ik nu naar een vergadering ga dan heb ik de notulen vaak al in mijn mailbox, voordat ik op mijn werkplek ben.

In 1993 ging ik werken bij Interpolis, waar men intern al wat aan kantoorautomatisering deed met interne netwerkjes via PC’s en het mainframe (AS400-KA). In 1994 werd kantoorautomatisering over het gehele bedrijf uitgerold, het KIWI-systeem, waar we ook te maken kregen met een grafisch scherm, dus niet enkel cijfers en letters. Met de komst van internet en e-mail kwam de gehele kantoorautomatisering in een stroomversnelling terecht. Interpolis liep voorop want in 1997 introduceerden ze het flexwerken concept, waarbij iedereen een laptop en een draadloos DECT-telefoontoestel kreeg. Werken werd meer plaatsonafhankelijk, de mail verving de nota’s en brieven, maar de telefoon bleef de snelste oplossing om iemand te bereiken. Voor vergaderingen moest men elkaar opzoeken.
Aan het einde van het eerste decennium van deze eeuw werden de DECT-telefoons vervangen door GSM’s en in de jaren tien weer vervangen door smartphones. De PC’s werden kleiner en handzamer en de tablet deed zijn intrede. Met de smartphones en tablets kunnen klanten veel directer communiceren met de bedrijven en ook heel veel zelf doen met apps, waardoor de arbeid op kantoren onder druk komt te staan.

De nieuwste vorm van communicatie die nu opkomt is beeldbellen, Lync of Skype, waarmee in zowel groepsverband kan worden vergaderd als individueel contact kan worden gezocht, inclusief het delen van het scherm. Deze laatste verandering heeft grote gevolgen. In een bedrijf met een aantal vestigingen hoeft men niet meer telkens elkaar op te zoeken, maar kan men blijven waar men is: op kantoor, thuis of onderweg. Dit stelt wel eisen aan de kantooromgeving. Ik merk dat er hierdoor meer behoefte is aan kleine kamertjes op kantoor zodat je via de luidspreker en beeldscherm beter betrokken bent. Ook rijd je veel minder met de auto. Sinds wij dit op ons bedrijf hebben ingevoerd rijd ik per maand zeker 600 kilometer minder: en dit aantal kilometers zal nog stijgen. Daarmee is het ook maatschappelijk verantwoord, het neemt de filedruk weg, maar de druk bij jezelf wordt hoger. Doordat je overal in meetings kan worden toegevoegd moet je strak omgaan met je tijdsindeling. De rustmomenten die je had in de auto of thuis, afgesloten in een werkkamer, zijn er nog maar zelden. Als je niet uitkijkt neemt de werkdruk en daarmee stress toe en verzuip je in afspraken, zoals je ook al in het aantal mails verzuipt. En we zijn er nog lang niet. Apparaten gaan hoe langer hoe meer communiceren en de opkomst van virtual reality zal nog veel gaan veranderen in ons werk. Dus om mee te blijven doen in dit circus zal je erg goed op jezelf moeten passen. Ben dus kien op het nemen van rust en ontspan op zijn tijd, want voor je het weet zit je met een burn-out thuis. Dat kan toch niet de bedoeling zijn.

KLIK OP ONDERSTAANDE KNOP OM DE MIJMERING TE BELUISTEREN

Beoordeel dit bericht