Vandaag had ik een gesprek met een juriste en een dame van risk en compliance. Het gesprek ging over de invoering van de nieuwe privacywet in 2018, de AVG. Ik werk in een project dat de gevolgen van deze wet in beeld brengt. De dame van risk en compliance was niet bij het gesprek. Ze was drukdoende met de jaarafsluiting en daarom niet in de gelegenheid. Direct vond ik dit een wat bedenkelijke reden. Waarom wordt er zoveel werk gemaakt van de jaarafsluiting, terwijl dit al achter de rug is? Boekhouden is al eeuwen oud en nauwelijks gewijzigd, in tegenstelling tot alles.
Het huidige systeem is grotendeels bedacht in Venetië ergens in de Middeleeuwen. In het begin van de 16e eeuw is de theorie opgeschreven door de Italiaan Luca Pacioli en tot op de dag van vandaag gebruiken we het systeem van debet en credit; beide ook Italiaanse termen, evenals banco, giro, deposito en nog veel meer termen uit het betalingsverkeer. Een kenmerk van het systeem is dat er een balans wordt opgemaakt. En inmiddels betekent dit dat dit gebeurt bij de boekjaarafsluiting en dat valt bij de meeste bedrijven samen met de feitelijke jaarwisselingen. Een gewoonte dus. Maar een gewoonte met een dwingend karakter. Bedrijven worden verplicht door de banken, Kamers van Koophandel, accountants etc. om met zo’n balans de status van het bedrijf te bevriezen.
Maar wat zegt het nu? Een balans is een statusoverzicht. Activa, passiva: schulden, tegoeden, kapitaal en geld op enig moment. Met de huidige computersoftware zou een jaarafsluiting niets meer hoeven te betekenen dan het wisselen van een dag. We leven in 2017! We hebben het alsmaar over flexibiliteit en over snel kunnen inspringen op gebeurtenissen. Als je één keer per jaar hier inzicht over verschaft, loop je volgens mij achter de feiten aan. Maar blijkbaar vinden bedrijven, en ook de fiscus en controllers, dat de wereld op 31 december ophoudt en de volgende dag de wereld opnieuw wordt ingericht. Allerhande servicesystemen op mijn werk, zoals urenregistraties en vakantieplanningstools werken allemaal niet in de eerste week na nieuwjaar. De wereld staat even stil.
Blijkbaar zijn de balans en verlies- en winstrekening onbelangrijke zaken als het géén 1 januari is. Waarom wil men enkel de situatie op 1 januari weten, terwijl men op elk moment dit inzicht kan verschaffen? Als cruciale bedrijfsinformatie uit de jaarlijkse balans en de verlies- en winstrekening moet komen, dan is het op zijn minst opmerkelijk dat deze twee financiële stukken niet elke dag worden opgemaakt. Volgens mij heeft het te maken met iets wat blijkbaar voor een bedrijf belangrijk is: het oppoetsen van de cijfers, ofwel iets wat snel op fraude gaat lijken. Door de ingewikkelde regelgeving in ons land, kan het lonend zijn om geld soms als verlies af te boeken als blijkt dat het feitelijk niet bestaat of juist op te nemen als een reserve, voor als het op één of andere manier blijkt toch weer te kunnen worden geactiveerd. Daarmee kan vennootschapsbelasting worden ge drukt, of juist niet: alles in het belang van het bedrijf. Onder aan de streep moet een geloofwaardig verhaal geschreven zijn, waarbij de accountant aangeeft dat hij gelooft wat er staat en de fiscus dit kan bevestigen. Maar is het ook de werkelijkheid? Waarom moeten mensen zoveel tijd besteden om de werkelijkheid van nu te beschrijven en mogelijk te manipuleren? Het heeft te maken met de complexiteit van onze regelgeving. Door goed uit te zoeken welke potjes je waarvoor geloofwaardig gebruikt kan de winstgevendheid of juist je flexibiliteit toenemen. Als je posten op een verkeerde plek in je boekhouding hebt staan, kan het dus betekenen dat het een dure fiscale grap kan worden als je er een beroep op wil doen. Hoe langer hoe meer willen bedrijven agile zijn, een goed Nederlands woord voor beweeglijk. Maar veel bedrijven zitten vast aan bureaucratische gedrochten, zoals activity based costing, waar elke cent die wordt uitgegeven intern wordt doorberekend. Zo’n systeem geeft veel inzicht, het modewoord transparantie komt dan om de hoek, maar geeft geen antwoord op de waarom-vraag en zorgt voor een enorme kostbare interne controle.
Als een bedrijf agile moet zijn en dus snel op verandering moet kunnen inspelen, dan zijn jaarcijfers reactief en helpen die je niet. Natuurlijk moet je weten wat je bestedingsruimte is, maar veel belangrijker is om als bedrijf te kunnen duiden waar men het geld aan wil en kan uitgeven om een beter resultaat te kunnen bereiken. Maar ik heb nog nooit meegemaakt dat systemen worden platgelegd omdat de begroting niet rond was. Achteruit kijken is veiliger….